2025. november 1-jétől megszűnt az AVDH (Azonosításra Visszavezetett Dokumentum Hitelesítés) szolgáltatás, és ezzel jelentős változások léptek életbe az elektronikus ügyintézésben. A hivatalos álláspont szerint minden gazdálkodó szervezet képviselőjének minősített elektronikus aláírással kell rendelkeznie, ha elektronikusan kíván ügyet intézni.

Mi a hivatalos álláspont?

Az állami foglalkoztatási szervek kizárólag olyan dokumentumokat fogadnak el, amelyek minősített elektronikus aláírással, vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással (AES/QES) vannak ellátva.

Az AVDH helyét átvevő FEDOR szolgáltatás nem hoz létre teljes bizonyító erejű magánokiratot, és nem igazolja a képviseleti jogosultságot. A DÁP eAláírás technikailag alkalmas lenne erre, azonban több hivatal álláspontja szerint kizárólag magáncélra használható.

Vita a szabályozásról: valóban kötelező a minősített aláírás?

Számos szakmai szereplő úgy véli, hogy a DÁP eAláírás üzleti célra is használható, mivel ezt jogszabály nem tiltja. A kérdés jelenleg jogviták tárgyát képezi, és a cégszerű aláírás értelmezésére is befolyással lehet.

A helyzetet tovább bonyolítja, hogy a magyar jog nem ad egyértelmű meghatározást a „cégszerű aláírás” fogalmára. Így a hivatalok sokszor saját értelmezésük alapján járnak el.

A Kúria tanácsadó testülete szerint ugyanakkor a fokozott biztonságú elektronikus aláírás (FES/AES) is teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül, tehát nem feltétlenül szükséges a minősített szint (QES).

Javasolt szolgáltatók a hivatalos álláspont alapján

Aki szeretné elkerülni a vitás helyzeteket, annak célszerű a hivatalok által elfogadott, minősített elektronikus aláírást választani. Így biztos lehet abban, hogy minden hatóság elfogadja a benyújtott dokumentumokat.

• Microsec Zrt. – e-szigno.hu

• Netlock Kft. – netlock.hu

• FlintSign (Lippert Kft.–InfoCert) – flintsign.hu

Ingyenes vagy kedvező árú alternatívák

Aki nyitottabb a jogértelmezési kérdésekre, annak érdemes megvizsgálnia a fokozott biztonságú aláírást nyújtó – akár ingyenes – szolgáltatásokat is. Ezek azonban nem minden esetben garantálják a hatóságok általi elfogadást.

Néhány elérhető lehetőség:

• ittirdala.hu – magyar nyelvű, GoodID-azonosítással, 5 ingyenes aláírással

• Yousign – havi 2 aláírás ingyen, AES/QES opcióval

• Zoho Sign – havi 5 dokumentum ingyen

• SignRequest – havi 10 dokumentum ingyen

• Xodo Sign (eversign) – havi 3 dokumentum ingyen

• SignWell – havi 3 dokumentum ingyen

• Smallpdf eSign – napi limit mellett ingyen

• Jotform Sign – havi 10 aláírt dokumentum ingyen

Hol szükséges ma már az elektronikus aláírás?

Az elektronikus ügyintézés területe folyamatosan bővül. Gyakori példák:

• Munkaügyi támogatások (pl. GINOP Plusz pályázatok): az ePapírhoz csatolt iratokat előre alá kell írni.

• NAV-nyilatkozatok: például adóelőleg-módosítás vagy egyéb bejelentések.

• Cégkapus ügyintézés: hatósági megkeresésekre adott válaszok és nyilatkozatok.

• Közbeszerzési eljárások: ajánlatok hitelesítése.

• Bérszámfejtési dokumentumok: munkaszerződések, módosítások, tájékoztatók – ha hatóság felé kerülnek beküldésre, akkor már elektronikus ügyintézésnek minősülnek.

Mit tehet egy gazdálkodó szervezet?

• Ellenőrizze, hogy a cég képviselője rendelkezik-e megfelelő elektronikus aláírással.

• Ha nem, válasszon szolgáltatót – akár ingyenes megoldást is.

• Fontolja meg az aláírást igazoló tanúsítvány bejegyzését a cégjegyzékbe, hogy a képviseleti jog egyértelmű legyen.

• Kövesse nyomon a folyamatban lévő jogvitákat, mivel a DÁP eAláírás üzleti célú elfogadása változhat.

Záró gondolat

A minősített elektronikus aláírás körüli szabályozás és gyakorlat jelenleg nincs teljesen egységes. Bár a hivatalos álláspont egyértelmű, a szakmai viták és az alternatív technológiai megoldások folyamatosan alakítják a helyzetet. A gazdálkodó szervezeteknek mérlegelniük kell, hogy a jogbiztonság vagy a rugalmasság fontosabb számukra, és ennek megfelelően választani a rendelkezésre álló lehetőségek közül.